Llamada a sedes PyConES 2020


Hola pythonistas:

Nos complace anunciar que queda abierta la llamada a sedes para la PyConES 2020.

Fieles a nuestra idea desde que empezamos la PyConES, seguimos buscando que cada nueva edición se celebre en una ciudad distinta. Con ello conseguimos cohesionar la comunidad llevando Python a distintos territorios y, por supuesto, que cada edición tenga un sabor especial, gracias al toque que le da el equipo local :)

En Madrid arrancó todo, en Zaragoza nos llevamos cachirulos, en Valencia bebimos horchata y comimos paella, en Almería hubo arte entre plásticos de invernadero, en Cáceres nos sentimos como en Juego de Tronos, en Málaga disfrutamos de tapeo y dentro de nada Alicante. ¿Qué nos deparará el año que viene?

El año pasado ya recibimos varias propuestas para la PyConES, así que tenemos la seguridad de que este año volverá a ocurrir. Por ello, queremos daros tiempo para preparar un pequeño plan y para animaros a presentar una fantástica candidatura para la PyConES.

Definiciones

  • Asociación: se refiere a la asociación Python España, bajo cuyo auspicio se organiza la PyConES.
  • Equipo organizador: Se refiere al grupo de personas, constituidas en asociación o no, que se hace cargo de la organización local del evento.
  • Grupo de trabajo de la PyConES: Equipo de trabajo formado por socios y socias voluntarias de la Asociación Python España que se encarga del soporte técnico de la web y tareas relacionadas con la gestión (call for papers, entradas, facturación)

¿Qué debería incluir la candidatura?

Animamos a aquellos equipos que quieran organizar la PyConES 2020 a preparar una propuesta con toda la información posible. A poder ser debería contener:

¿Quiénes integrarían el Equipo organizador?

  • El equipo organizador lo deben integrar las personas voluntarias que quieran hacerse cargo de la organización local. Importante, la implicación debe ser a título individual y no en nombre de una empresa.
  • Se valorará que el equipo organizador se coordine en horas fuera de horario de oficina o en general que tome medidas para fomentar la participación externa.
  • IMPORTANTE: Se valorará la experiencia previa referente a la organización de otros eventos (PyDay, Django Girls o similares) del Equipo organizador.

Fechas tentativas

  • Preferiblemente septiembre u octubre a más tardar.

Presupuesto económico

  • Estimación de ingresos y gastos agrupados por las diferentes partidas económicas del evento. Por ejemplo: ingresos por entradas, sponsors locales, etc.

Posibles sedes (universidades, centros de congresos) y costes asociados (crucial)

  • Se valorarán esquemas de precios claros y asequibles para asociaciones sin ánimo de lucro y compromisos firmes (no queremos sorpresas de último minuto).
  • Puntos extra: Si la sede impone su propio catering o en caso negativo posibles alternativas.
  • Puntos extra: Si está bien comunicada por transporte público con el núcleo urbano durante el fin de semana.
  • Puntos extra: Si tiene precios de alojamiento asequibles o se ha llegado a algún tipo de acuerdo para tenerlos.

Posibles ayudas institucionales

  • Ayuntamientos, universidades, administraciones públicas,...

Filosofía del evento

  • ¿En español o en inglés? ¿Algún tema especial que se quiera favorecer? ¿Eventos satélite? ¿Colaboración con otras comunidades? ¿Iniciativas de responsabilidad social? ¿Participación de otros colectivos como niños o personas mayores? ¿Más ideas rompedoras?

¿Qué iniciativas concretas se llevarán a cabo para promover la diversidad?

  • Esto incluye realización de talleres para mujeres, programas de mentorización, búsqueda de edificios accesibles, contratación de interpretación en lengua de signos...

¿Cómo se emitirían las facturas del evento?

  • Todos los años las hemos emitido desde Python España, pero admitimos cambios en ese sentido si son razonables. Si no se hace así, la propuesta debe contener propuesta cómo se va a hacer el seguimiento del presupuesto del evento y en caso de beneficios/pérdidas cómo se distribuirán.

Información sobre la localidad

  • Es siempre interesante conocer un poco más sobre la localidad en la que se realizará el evento, puesta en contexto en lo que és un evento técnico. Gastronomía, vida nocturna, curiosidades.

¿Cuáles serán las responsabilidades del Equipo organizador?

  • El equipo local debe encargarse necesariamente de hablar con las sedes y patrocinadores locales, búsqueda de catering, logística, acuerdos con hoteles, información práctica para asistentes y reclutamiento de voluntariado. El resto de tareas se pueden repartir entre colaboradores remotos, como se ha hecho en otras ediciones.
  • El equipo local podrá proponer a la mitad de Keynoters del evento (1 o 2 dependiendo de la configuración).
  • Postmorten: El equipo organizador, al finalizar el evento, debe comprometerse a redactar un documento de postmortem para poderlo compartir con futuras organizaciones. Esto es requisito de la Python Software Foundation para seguir dando financiación en el futuro. En este documento (2-4 páginas) se incluirá la información relevante del evento, lo que ha salido bien y futuras posibilidades de mejora.

¿Cuáles serán las responsabilidades de la Asociación?

  • La Asociación se encargará de la logística de la web a través del Grupo de Trabajo de la PyConES: programación, maquetación y hosting, utilizando un repositorio público. El equipo local será el encargado de suministrar las fotografías e información relativa al evento.
  • La Asociación se encargará del proceso de revisión de propuestas y de establecer los criterios de aceptación, con atención a la diversidad.
  • La Asociación se encargará de contactar con los sponsors corporativos de años anteriores.
  • La Asociación se encargará de proponer al resto de Keynoters.
  • La Asociación se encargará de la selección del partner de ticketing.
  • Por supuesto, la Asociación ofrece infraestructura y recursos económicos.

¿Cómo y cuándo presentar la candidatura?

Los grupos que estén interesados en organizar la PyConES 2020 deberán enviar un PDF con la información anterior a contacto@es.python.org con el asunto "PyConES 2020 - [CIUDAD]".

El último día para enviar este documento es el 2 de septiembre de 2019.

¿Quién evaluará las propuestas y cuándo se publicará la ganadora?

La candidatura la evaluará el Grupo de Trabajo PyConES con el apoyo de la Junta Directiva. Dado que PyConES quiere fomentar la diversidad y la participación de las diversas comunidades locales, en caso de empate de las propuestas, se dará prioridad a los grupos locales que hagan que no se repita comunidad autónoma respecto a otras ediciones.

La propuesta elegida se anunciará a los socios y socias que acudan a la Asamblea del 5 de Octubre y se hará pública al cierre del evento el 6 de Octubre. Si no hubiera ningún representante de la ciudad ganadora en ese momento, quedaría anulada la decisión y se optaría por la segunda mejor, y así sucesivamente.

Código de conducta.

El Equipo Organizador como el propio evento estarán sujetos al código de conducta de la asociación: http://documentos-asociacion.es.python.org/c%C3%B3digo%20de%20conducta.html

¿Más preguntas?

Hay memorias de las ediciones anteriores para quien quiera llevarse algunas ideas.

Además, desde la Junta y el Grupo de Trabajo PyConES nos ponemos a vuestra disposición para resolver las dudas iniciales que tengáis y ofrecer información sobre presupuestos y datos de todo tipo para quienes lo soliciten. Podéis contactar y contarnos un poco vuestra visión si no tenéis claro cómo enfocarla. Podemos tener una teleconferencia y compartir ideas.

La PyConES es un evento hecho por la comunidad y para la comunidad. Nos volcamos con la PyConES y nos fascina tener la oportunidad de ir cada año a una ciudad nueva y a un nuevo concepto de conferencia. Así que desde cada rincón de la Asociación Python España os animamos a que deis un paso adelante y nos sorprendáis en PyConES 2020.

Muchas gracias por vuestra atención y esperamos vuestras propuestas :)

Juan Luis Cano Presidente

Antoni Aloy, David Barragán, Italo Farfán, Luis García, Antònia Tugores\ Grupo de trabajo PyConES